Entrevistas Fesabid 2009: Pedro Cobo

Pedro Cobo es Jefe de Sección del Archivo de Castilla-La Mancha. Su labor está, en ocasiones, dotada de no demasiada visibilidad y reconocimiento pero se convierte en fundamental para sacar adelante una institución de gestión de la información, preservación e investigación. Las nuevas tecnologías resultan fundamentales tanto en su trabajo diario como en el propio desarrollo de la actividad de gestión documental.

La ley 11/2007 de acceso electrónico impone la obligación a la Administración General del Estado de que, a fecha de 31 de diciembre, todos los procedimientos administrativos deben poder realizarse en formato electrónico, y a la conservación en este mismo formato de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. Además, establece como derechos de los ciudadanos, entre otros, el de conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, o el de obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos. Las nuevas tecnologías suponen, por tanto, una “revolución y un reto” para las administraciones públicas.

Pregunta.- ¿Qué documentos contiene el archivo de Castilla-La Mancha?

Respuesta.- Teniendo en cuenta que tiene funciones de archivo intermedio y archivo histórico, en teoría, la documentación que debe estar depositada es la generada por los órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha con más de 15 años de antigüedad. Es lo que establece la Ley 19/2002 de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha. En la práctica, tenemos documentación mucho más reciente remitida por numerosos organismos y entidades de titularidad autonómica que no poseen espacio para depositar su propia documentación y, por lo tanto, la remiten al Archivo de Castilla-La Mancha antes de cumplir ese plazo de 15 años.

P.- ¿Cuál es su labor en el Archivo de Castilla-La Mancha, la realidad de este trabajo?

R.- Son muchos campos abiertos. Entre la Dirección-Gerencia del Archivo y las dos Jefaturas de Gestión se coordina la actuación del resto de archiveros que dependen del archivo de Castilla-La Mancha y que están destinados en las diferentes Consejerías y Delegaciones Provinciales de la Junta de Comunidades. Además, se gestionan todas las trasferencias documentales remitidas al Archivo de Castilla-La Mancha y por tanto el ingreso de la documentación; se controlan las solicitudes de préstamos y consultas de documentación que se hacen al Archivo desde la propia Administración autonómica, y las consultas solicitadas por el ciudadano en general que se acerca al Archivo demandando cualquier tipo de información. También se coordinan los trabajos realizados por los talleres de digitalización y de restauración; llevamos a cabo el mantenimiento de las bases de datos que tenemos para el control y gestión de la documentación; se llevan a cabo labores de formación de usuarios; se gestionan las subvenciones a entidades locales de la región, sobre todo ayuntamientos y mancomunidades de ayuntamientos, y se realizan tareas de mantenimiento y seguimiento de la Carta de Servicios del Archivo de Castilla-La Mancha.

P.- ¿Cuál la función de los archivos hoy en día, como instituciones de gestión de la información, preservación e investigación?

R.- Como conservadores de la documentación y difusores de la información, debemos tener unos lugares adecuados para preservar la documentación y unos canales apropiados para la difusión de la información. El Archivo de Castilla-La Mancha fue inaugurado en noviembre de 2005. Es un edificio moderno y diseñado específicamente para cumplir con las funciones propias de un archivo. Disponemos por tanto de unas instalaciones adecuadas para la conservación de la documentación y para atender las demandas de información de los ciudadanos y de la propia administración que vienen a consultar la documentación. Como sólo se custodia, en su mayor parte, documentación generada por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, que es una institución muy reciente (de 1982 data su Estatuto de Autonomía) tenemos documentación también muy reciente y por lo tanto pocas consultas de investigadores, pero sí de ciudadanos en general que requieren información por cuestiones puramente administrativas o personales.

P.- ¿Todas las Comunidades cuentan con un archivo?

R.- Deberían tener todas un lugar donde custodiar y conservar la documentación que genera la Comunidad Autónoma, aunque no todas tienen un archivo general o un archivo histórico según las diferentes terminologías utilizadas en cada Comunidad Autónoma. Por suerte, poco a poco las Comunidades Autónomas se van dotando de edificios, de nueva construcción o por remodelación de otros antiguos, con funciones específicas de archivo autonómico para la conservación de su propia documentación, aunque como ya digo, todavía hay alguna que carece de archivo general.

P.- ¿Cómo ha evolucionado y cómo han intervenido las tecnologías de la información y comunicación en ese cambio?

R.- Han influido muchísimo como creo que en otras muchas profesiones. En primer lugar, porque suponen una herramienta imprescindible e insustituible para el trabajo, no sólo de la gestión diaria, sino también para la gestión documental, es decir, para el control de los documentos desde que se crean en cualquier oficina de la administración pública hasta que llegan a un archivo para su conservación definitiva o por el contrario se decide su eliminación si se determina que carecen de cualquier tipo de valor. En segundo lugar, porque están suponiendo una revolución y también un reto para las administraciones públicas en cuanto a su relación con los ciudadanos en general y, por lo tanto, para los archivos. De hecho, un primer paso fue la publicación de la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los archivos de los servicios públicos.

P.- ¿En qué consiste esta normativa?

R.- Es una ley estatal que tendrá que ir paulatinamente adaptándose a todas las administraciones, autonómicas y locales. Impone la obligación, a 31 de diciembre de 2009, a la propia Administración Central de llevar a cabo en formato electrónico todos los procedimientos administrativos que hasta ahora mismo se llevan, en su mayoría, en papel. Vamos a pasar de tener unos archivos en formato papel casi exclusivamente, que no desaparecerán del todo, a una administración con archivos electrónicos. Los archiveros debemos adaptarnos a trabajar también con este tipo de documentación y por tanto de archivos. No sé hasta qué punto dejaremos de ser archiveros y pasaremos a ser gestores de datos y de información, porque cambiarán los formatos y los procedimientos administrativos.

P.- Pero no desaparecerá el papel…

R.- Creo que no del todo, y si lo hace, será a largo plazo. Lo que está claro es que la mayoría de los procedimientos administrativos dejarán de generarse en papel y se tramitarán, sobre todo, en formato electrónico. Pero en muchos procedimientos en los que el ciudadano sea partícipe, parte de esas tramitaciones seguirán generándose en papel. Pensemos que muchas de las solicitudes que los ciudadanos remiten a la administración pública podrán hacerse todavía durante mucho tiempo en el soporte y formato que el ciudadano desee, y dentro de éstos, lógicamente se incluye el papel.

P.- Las nuevas tecnologías facilitan, por tanto, el acceso a los documentos al público en general.

R.- Efectivamente. Además, esta ley establece como uno de los derechos del ciudadano poder acceder por medios electrónicos, y además desde cualquier ordenador, y a través de la página web de cualquier administración pública a todos los documentos y procedimientos administrativos en los que sea parte interesada. Facilita por tanto, el acceso del ciudadano a la información, no sólo con fines investigadores, sino para realizar cualquier tipo de trámite administrativo.

P.- La digitalización de los documentos es un proceso costoso y requiere tiempo, ¿cree que actualmente hay personal suficiente?

R.- Por ahora es muy costoso y personal nunca habrá bastante. La mayoría de los trabajos de digitalización se externalizan, es decir, se realizan a través de contratos con empresas privadas. Pero no se puede digitalizar toda la documentación que posee un archivo, hay que priorizar y determinar qué digitalizamos. Podemos elaborar un programa de digitalización de documentación con fines de difusión y conservación o con fines puramente administrativos. Si tenemos en nuestro archivo un fondo documental interesante desde el punto de vista informativo para la investigación histórica, podemos digitalizar cierta documentación y ponerla accesible a través de la página web del centro, facilitando el acceso a cualquier usuario y evitando desplazamientos al archivo donde se localiza la documentación. En muchas administraciones públicas se están llevando a cabo trabajos de digitalización de documentación en soporte papel muy y necesaria para el trámite administrativo. El problema con que nos enfrentamos es el cómo legalizar la copia electrónica de ese documento cuyo original está en soporte papel. Archiveros, informáticos y jurídicos estamos intentando solucionar este asunto.

P-. ¿Cree que es el trabajo de archivero no tiene visibilidad y no está suficientemente reconocido?

R.- Está reconocido. Lo que faltan son archiveros. Los organismos e instituciones públicas que tienen archiveros en sus plantillas de personal, porque la empresa privada, excepto posiblemente las grandes empresas, todavía carecen de archiveros con la titulación adecuada, saben apreciar el trabajo que hacemos. Estar reconocidos o no, a veces depende de la propia actitud del profesional del archivo. Llevamos años quejándonos de la falta prestigio de la profesión, de intrusismo profesional, de que no se nos reconoce dentro de la propia administración… Ahora que empiezan estas cuestiones de administración electrónica y que nadie sabe en realidad cómo se implantará y en qué plazos, a pesar de lo establecido en la ley 11/2007, tenemos una oportunidad única para demostrar que formamos parte del engranaje de la administración y que además de ese carácter finalista que tradicionalmente han tenido los archivos, somos también capaces de implicarnos en el diseño y gestión de los nuevos soportes y procesos administrativos y de aportar por tanto, soluciones a lo que va a ser la administración electrónica.

P- ¿De qué forma participa en Fesabid?

R.- Conozco las jornadas desde hace años, aunque es la primera vez que participo. Realizaré una experiencia profesional en un eje temático que es la gestión de la calidad orientada a los usuarios a través de un póster donde tendré que defender el tema de la Carta de Servicios del Archivo de Castilla-La Mancha.

P.- ¿Cambiarán estos servicios con las nuevas tecnologías?

R.- En realidad, los servicios son los mismos, independientemente del formato del documento o del grado de utilización de las nuevas tecnologías. En todo caso, lo que hacen las nuevas tecnologías es favorecer, precisamente, la prestación de esos servicios. Las nuevas tecnologías favorecen y mejoran la calidad de los servicios que prestamos desde los archivos.

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