Entrevistas Fesabid 2009: Teresa Urbina

Las empresas están despertando y toman conciencia de la importancia de contar con profesionales especializados en gestionar la información. Docuteria contribuye a este cambio de mentalidad, ofreciendo a empresas, universidades y, en definitiva, usuarios finales, servicios personalizados de documentación.

La documentación aplicada al área de la empresa es otro ámbito de actuación de esta disciplina. Y es que el mundo empresarial es cada vez más consciente de la importancia de contar con servicios de documentación y de gestión de la información. Directivos, universidades, consultoras, servicios financieros… El perfil es amplio y todos recurren a ello con un mismo objetivo: mantenerse al día en la información más relevante de su área.

Teresa Urbina es socia directora de Docuteria, una joven empresa que trabaja día a día llena de ilusión por ofrecer a sus usuarios una completa prestación documental personalizada. Esta documentalista ha suplido las posibles carencias que pueden surgir a la hora de crear una empresa con las fortalezas propias de su área, la gestión de la información y de contenidos para, de este modo, dar a los usuarios finales un servicio integral.

Pregunta.- ¿Qué es Docuteria?

Respuesta.- Es una empresa de servicios documentales a medida. A través de nuestro portal, monitorizamos diariamente unas 400 fuentes de información del ámbito económico. Seleccionamos el capital intelectual más relevante que van publicando (informes, estudios de mercado, borradores de normativas de trabajo…), lo filtramos y lo difundimos orientado a las diferentes familias de la empresa: área de finanzas, marketing, seguridad, riesgos laborales, etc. Los servicios del portal son gratuitos y están orientados al usuario final, sea éste directivo, académico o estudiantes. Por otro lado, va dirigido a otros profesionales de la información que prestan servicio en unidades especializadas en economía y empresa, consultoras, escuelas de negocios…

P.- ¿Todos los servicios son a través del portal o hay servicios adicionales?

R.- A través del portal son servicios gratuitos y luego, por otro lado, prestamos, bajo demanda, un conjunto de servicios de información y vigilancia personalizados para las empresas. Por ejemplo, en cuanto a los servicios de información, lo que más nos solicitan es la elaboración de dossieres documentales. Prestamos, también, externalización en servicios de gestión de contenidos, como actualización de la sección de noticias de una intranet o de un portal; elaboramos resúmenes, índices, bibliografías… Esto serían servicios documentales tradicionales. Asimismo, tenemos los del área de vigilancia. Ofrecemos formación básica en herramientas de sindicación avanzada de contenidos, destinada a empresas que quieran empezar a rodar fácilmente en la automatización de la vigilancia de información de su entorno. Esto se completa con dos servicios de conversión a RSS para todo tipo de fuentes y contenidos no sindicados. Por último, prestamos formación avanzada y consultoría en vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva.

P.- ¿Es complicado emprender un negocio propio en el ámbito de la documentación?

R.- Docuteria está fundada por documentalistas procedentes del área de servicios financieros, de consultoría, headhunting e investigación tecnológica. Nos hemos encontrado que nuestra principal fortaleza, que es la gestión de la información y de contenidos, que nos permite ofrecer un producto y un servicio que está muy bien valorado por nuestros usuarios. Pero, por otro lado, nos falta esa preparación empresarial como gestores de empresa, y a la hora de llegar a las empresas nos hemos encontrado con ciertas dificultades, pues el mercado español no está habituado a pagar por servicios de información avanzados sobre información de carácter público; todo esto añadido a los problemas que surgen al emprender cualquier proyecto en cualquier área, como por ejemplo la obtención de financiación, y más en el momento de crisis actual. Muchos de los clientes a los que nos dirigimos, como las universidades, están con recortes presupuestarios muy graves, y eso afecta muchísimo a los recursos de información que pueden contratar. Estamos abriéndonos camino con mucho esfuerzo, pero ahí estamos.

P.- ¿Cuál es el perfil de los usuarios de servicios documentales?

R.- Universidades, consultoras, servicios financieros… Por ejemplo, un 19% de los registros del portal son de la administración pública; un 16% corresponde al sector consultoría; el 15% servicios financieros… En cuanto al tipo de profesionales, un 32% son directivos.

P.- ¿Qué tipo de información utilizan y para qué?

R.- Puede ser utilizada, por ejemplo, por un directivo que necesita mantenerse al día en la información más relevante de su área y, a la hora de entrar en una reunión, tiene que hacer una presentación y aportar conocimientos que vayan más allá de las noticias que se ha leído el resto de sus compañeros. En el caso de los profesionales de la información, facilitamos mucho la labor de selección de recursos de interés para preparar, a su vez, otro tipo de productos de información especializados y paquetizados. Una consultora publica semanalmente un boletín sobre telecomunicaciones, y muchos de los recursos se los facilitamos nosotros.

P.- ¿Qué puede aportar a la labor diaria de una empresa?

R.- Proporcionamos unos servicios que ahorran una gran cantidad de tiempo a nuestros usuarios finales y permiten optimizar los recursos que ya poseen. Por ejemplo, para los servicios de gestión del conocimiento, a la hora de seleccionar la información más relevante del entorno competitivo de una empresa, los recursos que les facilitamos son de alta calidad, seleccionados por su rigor, muy pertinentes y relevantes. Por otro lado, la implantación de soluciones de vigilancia sistemática del entorno informativo de la empresa mejora la toma de decisiones y ayudan a reducir la incertidumbre a todos los niveles de la empresa.

Importancia de la documentación en las empresas

P.- Y las nuevas tecnologías, ¿cómo han contribuido a mejorar vuestra labor?

R.- Son absolutamente fundamentales. En el plano de nuestro modelo de trabajo, todos los colaboradores trabajamos en red. Eso sería imposible sin las nuevas tecnologías. Además, todos los servicios que prestamos, sin todos los avances que ha habido en los últimos años, serían inviables. Es nuestra herramienta fundamental de trabajo. Los profesionales de la información estamos muy acostumbrados a reciclarnos constantemente; diariamente salen nuevas aplicaciones, tienes que estar al tanto de novedades en las diferentes áreas de las disciplinas que tocamos. Una de las cosas que caracteriza nuestra profesión es que somos multidisciplinares. Creo que algo innato a nuestra profesión es el reciclaje y el cambio constante, el aprender continuamente y adoptar herramientas y aplicaciones nuevas para mejorar nuestro trabajo diario.

P.- ¿Es consciente la gente de la importancia de la documentación para su trabajo?

R.- Cada vez lo son más. Tenemos un feedback buenísimo por parte de nuestros usuarios. Por ejemplo, al poco tiempo de empezar con Docuteria, una profesional de la información de la bolsa de Madrid nos dijo una frase que me encantó: “es que me habéis cambiado la vida”. Facilitamos muchísimo la labor de otros profesionales. Los servicios de documentación y de gestión de la información en el mundo empresarial cada vez se están valorando más.

P.- ¿Cómo está España a este respecto?

R.- Vamos retrasados respecto a otros países, pero la empresa española se está dando cuenta cada vez más de que es importantísimo contar con profesionales especializados en gestionar la información. Porque, a fin de cuentas, en todas las profesiones, mejor o peor, nos vemos obligados a ser gestores de información. La avalancha informativa, sin duda, ofrece información profesional muy interesante, pero los trabajadores de hoy en día necesitan servicios de información exhaustivos y fiables, sí, pero que les proporcione de forma eficiente únicamente la información necesaria y relevante para su trabajo diario. Y para ello los idóneos somos el colectivo de profesionales de la información.

P.- ¿Cómo se ve el futuro?

R.- Creo que en un futuro, probablemente, será normal que en las empresas haya un profesional de la información o un servicio de información como puede ser ahora un departamento de recursos humanos o de calidad. Hace 15 años no era tan habitual encontrarlo en todas las empresas, y hoy en día no le sorprende a nadie.

P.- ¿Qué te parecen las jornadas Fesabid?

R.- Es una excelente oportunidad para, por un lado, hacer networking, conocer a otros profesionales, ponerle cara a gente que llevas tiempo deseando conocer… Por otro, contribuye a mantenerte al día en las últimas tendencias de otras ramas de nuestra actividad. Siempre te ayuda a mejorar esa visión general y multidisciplinar que tan necesaria es en nuestra profesión.

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